KWALITEIT VERBINDT

1 Managementsamenvatting

1.1 Context

Vlaamse sportfederaties investeren aanzienlijk in de kwaliteit van hun aangesloten clubs. Vandaag ontbreekt een gedeeld, digitaal instrument om die kwaliteit meetbaar, vergelijkbaar en verbeterbaar te maken. Elke federatie werkt met eigen processen, spreadsheets en ad-hocinstrumenten. Dit leidt tot inefficiëntie, gebrek aan benchmarking en beperkte inzichten.

1.2 Visie

Kwaliteit Verbindt is een cross-federatief digitaal platform dat sportclubs ondersteunt in hun kwaliteitswerking. Het platform biedt clubs inzicht in hun werking, begeleidt hen via audits en bevragingen, en stelt federaties in staat om datagedreven beleid te voeren. Door kennis te delen over federatiegrenzen heen, ontstaat een gedeeld kwaliteitskader dat de Vlaamse sportclubcultuur versterkt.

1.3 Deelnemende federaties

1.4 Vijf strategische pijlers

Op businessniveau is het platform opgebouwd rond vijf pijlers:

1.5 Acht kwaliteitsrubrieken

Alle modules zijn gestructureerd rond acht gemeenschappelijke kwaliteitsrubrieken:

1. Visie, beleid en richting
2. Bestuur en organisatiekracht
3. Materiaal en accommodatie
4. Sportief en pedagogisch aanbod
5. Trainers en begeleiding
6. Leden en groei
7. Communicatie (extern-intern) en betrokkenheid
8. Veilige, positieve en warme clubcultuur

Deze rubrieken vormen de rode draad doorheen audits, kennisbank, dashboards en AI-inzichten.

1.6 Scope van dit document

Dit document is een alignment-document tussen de opdrachtgevende federaties en Plainsight. Het beschrijft de functionele vereisten, datastromen, gebruikersrollen en niet-functionele eisen op een niveau dat toelaat om:

• Gedeeld begrip te creëren over wat gebouwd wordt
• Prioriteiten af te stemmen via MoSCoW-classificatie
• Als basis te dienen voor gedetailleerd technisch ontwerp
• Veranderingen en beslissingen traceerbaar te documenteren

2 Architectuuroverzicht

2.1 Multi-tenancy model

Het platform hanteert een gelaagd multi-tenancy model met drie niveaus:

2.2 Seizoen als kernentiteit

Het seizoen is een fundamentele entiteit die alle modules doorkruist. Elk datapunt, elke audit, bevraging en rapportering is gekoppeld aan een seizoen. Gebruikers navigeren primair binnen een seizoen en kunnen historische seizoenen raadplegen.

2.3 Databronnen

Het platform aggregeert data uit vijf categorieën bronnen:

2.4 Integratiemodel

Per federatie worden de volgende integraties voorzien:

2.4.1 SSO / Authenticatie

Bij afwezigheid van SSO voorziet het platform een lokale login met MFA als fallback.

2.4.2 Ledenbeheer / Data-aanlevering

2.4.3 Knowledgebase CMS

2.5 Eigendom & Overdraagbaarheid

3 Gebruikersrollen & Authenticatie

3.1 Rollenhiërarchie

Het platform kent zes rollen, verdeeld over drie niveaus:

3.2 Rechtenmatrix per module

3.3 Authenticatie

3.3.1 SSO per federatie

Elke federatie koppelt haar eigen identity provider. Het platform ondersteunt standaard OIDC en SAML protocollen. Bij eerste login via SSO wordt automatisch een platformaccount aangemaakt (JIT provisioning) met de juiste federatie-koppeling.

3.3.2 Lokale login (fallback)

Wanneer een federatie geen SSO aanbiedt, is een lokale login beschikbaar met:

• E-mail/wachtwoord registratie
• Multi-factor authenticatie (MFA) — verplicht
• Wachtwoord-reset flow
• Wachtwoordbeleid (minimum complexiteit)

3.3.3 Login flow

Mockup: Login scherm met federatiekeuze

4 Platformbeheer & Masterdata

4.1 Configuratie zonder IT

Het platform onderscheidt twee configuratieniveaus:

4.2 Overkoepelende organisaties

CRUD-operaties: Aanmaken, bekijken, bewerken, verwijderen. Bulk creatie via Excel/API. Must

4.3 Federatiebeheer

CRUD-operaties: Aanmaken, bekijken, bewerken, verwijderen. Export via Excel/API. Must

4.4 Categorieën & Disciplines

Federaties organiseren hun aanbod via categorieën en disciplines:

• Categorieën: Groepering van disciplines (bijv. "Zwemmen", "Waterpolo")
• Disciplines: Specifieke sportactiviteiten (bijv. "Zwemmen competitie", "Zwemmen recreatief")

Beide entiteiten ondersteunen CRUD-operaties, bulk creatie via Excel/API Must en export Could.

4.5 Clubbeheer

CRUD-operaties: Aanmaken, bekijken, bewerken, verwijderen. Bulk import via Excel/API Must, export Could.

4.6 Gebruikersbeheer

CRUD-operaties: Aanmaken, bekijken, bewerken, deactiveren. Bulk import via Excel Should.

4.7 Kwaliteitslabels

CRUD-operaties: Aanmaken, bekijken, bewerken, verwijderen. Overzicht clubs per label Should. Must

4.8 Data-uploads

Federaties kunnen datasets aanleveren via bestandsupload:

• Formaten: CSV, XLS, XLSX Must
• API-koppelingen: Automatische data-aanlevering via REST API Should
• Validatie: Het platform valideert geüploade data en rapporteert fouten
• Statistieken: Per dataset worden aantal records en laatst gewijzigd getoond Should

4.9 Notificatieconfiguratie

Federatie admins configureren welke events notificaties genereren en via welk kanaal:

Kanalen

Events

5 Clubprofiel & Inzichten

De module "Mijn Club" is het centrale punt voor clubgebruikers. Hier beheren zij hun clubgegevens, bekijken zij data en statistieken, en volgen zij hun actieplan op. De module bevat drie tabbladen: Clubgegevens, Actieplan en Data & Statistieken.

5.1 Clubgegevens

Het clubprofiel bevat alle basisinformatie van de club, opgedeeld in secties:

Sectie: Algemeen

Sectie: Bestuur & Documenten

• Missie en visie (tekstvelden)
• Reglementen (bestandsupload met versienummer en datum)
• Organigram (bestandsupload of inline editor)

Mockup: Clubprofiel — tabblad Clubgegevens met AI-inzicht en volledigheids-indicator

5.2 Actieplan Must

Het actieplan biedt clubs een overzicht van concrete verbeteracties. Acties kunnen manueel aangemaakt worden of voortkomen uit AI-aanbevelingen op basis van audit-resultaten, bevragingen of benchmarks.

Functionaliteit:

• Filteren op status, verantwoordelijke, deadline
• Toevoegen van nieuwe acties
• AI-suggesties voor acties op basis van clubdata
• Notificatie bij naderende deadline

Mockup: Clubprofiel — tabblad Actieplan met open acties

5.3 Data & Statistieken

Dit tabblad biedt clubs inzicht in hun data, verdeeld over drie categorieën:

5.3.1 Clubfinanciën

• Jaarbudget en uitgaven (handmatige invoer of import)
• Lidgelden: grafiek per maand, vergelijking met benchmark
• Trend ten opzichte van vorig seizoen

5.3.2 Ledenstatistieken

• Ledengroei: grafiek per maand, vergelijking met benchmark
• Dropout-graad en -analyse
• Ledenopbouw per discipline, leeftijd, geslacht

5.3.3 Trainerinformatie

• Aantal trainers en opleidingsgraad
• Diploma-percentages
• Vergelijking met benchmark

5.3.4 Benchmarking

Mockup: Clubprofiel — tabblad Data & Statistieken met financiën, ledengroei en benchmarks

5.3.5 AI-verdieping

Vanuit elke grafiek of datapunt kan de gebruiker doordrukken naar een AI-verdieping. Een overlay toont contextuele inzichten op basis van de clubdata en beschikbare benchmarks.

Mockup: AI-verdieping overlay bij de grafiek "Ledengroei" — toont analyse en context

6 Bevragingen

De bevragingsmodule stelt clubs en federaties in staat om gestructureerde enquêtes uit te voeren bij hun leden. De module werkt als een configureerbare tool waarbij federaties sjablonen beheren en clubs bevragingen opstellen en distribueren.

6.1 Sjablonen (federatieniveau) Must

Federatie admins beheren bevragingssjablonen die clubs als vertrekpunt kunnen gebruiken:

Aanvullend: Logboek en statistieken per sjabloon Must, tracking van niet-afgeronde bevragingen Should.

6.2 Bevraging aanmaken Must

Clubs maken bevragingen aan vanuit een sjabloon of blanco (from scratch). De form builder ondersteunt:

Vraagtypes

Vraag-opties

• Verplicht / optioneel per vraag
• Conditionele logica (toon vraag X als antwoord op Y = Z)
• Secties en pagina's voor langere bevragingen
• Intro- en slottekst

Instellingen per bevraging

Mockup: Nieuwe bevraging aanmaken vanuit een Exit-sjabloon — instellingenpagina

6.3 Distributie Must

• Versturen via e-mail naar geselecteerde doelgroep
• Deelbare link voor online invullen
• Herinneringen versturen bij non-respons Should
• Real-time responsstatistieken Should

6.4 Resultaten & Inzichten Must

• Overzicht van alle bevragingen met status (Concept / Actief / Afgelopen)
• Aantal respondenten per bevraging
• Resultatenanalyse: grafieken, gemiddelden, verdelingen
• AI-inzichten op basis van antwoorden
• Export resultaten naar PDF/Excel Should

6.5 Koppeling met audit

Survey-resultaten kunnen gekoppeld worden aan het auditproces. Specifieke vragen of scores uit bevragingen worden als databron beschikbaar in de audit, zodat antwoorden niet dubbel ingevoerd hoeven te worden.

Mockup: Bevragingenoverzicht met sjablonen, actieve en afgelopen bevragingen, AI-inzicht

7 Audit & Kwaliteitslabels

De auditmodule vormt het hart van het kwaliteitssysteem. Clubs doorlopen een gestructureerde audit om kwaliteitslabels te behalen. Het systeem ondersteunt zowel officiële audits (voor labels) als self-assessments (voor zelfinzicht).

7.1 Auditstructuur

Een audit is hiërarchisch opgebouwd en volledig configureerbaar per federatie:

Vraagconfiguratie

7.2 Scoringsmechanisme

7.3 Versiebeheer Must

Auditstructuren evolueren over tijd. Het platform houdt versies bij zodat:

• Lopende audits niet beïnvloed worden door wijzigingen aan de structuur
• Historische audits altijd gekoppeld blijven aan de versie waarmee ze zijn ingevuld
• Vergelijking tussen auditversies mogelijk is

7.4 Officiële audit Must

Een officiële audit wordt gestart door de federatie en doorloopt het volgende proces:

Tijdens het invullen

• Voortgangsindicator per rubriek (percentage afgerond)
• Tussentijds opslaan Must
• Bijlages uploaden of via URL linken Must
• Datakoppeling: velden worden vooraf ingevuld vanuit federatiedata of survey-resultaten
• AI-ondersteuning: suggesties tijdens het invullen Could
• Deadline zichtbaar met voortgang

Na validatie

• Scores per rubriek en totaalscore
• Behaalde labels
• AI-inzichten en benchmarks Must
• Vergelijking met vorige audit en benchmark
• Download label-afbeelding

Mockup: Audit-overzicht met huidig label, voortgang per rubriek en deadline

7.5 Self-assessment Must

Clubs kunnen op eigen initiatief een self-assessment starten. Dit gebruikt dezelfde auditstructuur, maar:

• Geen deadline vanuit de federatie
• Geen validatiestap door de federatie
• Leidt niet tot een officieel label
• Dient als zelfinzicht en voorbereiding op een officiële audit

Mockup: Self-assessment startpagina

7.6 Audithistoriek

Alle vorige audits en self-assessments zijn raadpleegbaar. Per audit is zichtbaar:

• Datum en type (officieel / self-assessment)
• Behaald label
• Scores per rubriek
• Vergelijking met benchmark (via AI-inzichten)

Mockup: Audithistoriek met vorige audits, benchmark-vergelijking en AI-inzichten

8 Kennisbank & Content

De kennisbank biedt clubs en federaties toegang tot gestructureerde kennis, georganiseerd rond de acht kwaliteitsrubrieken. De content wordt beheerd via een extern CMS en ontsloten via een API-integratie.

8.1 Architectuur

8.2 Contentstructuur Must

Content is georganiseerd per kwaliteitsrubriek:

8.3 Functionaliteit

8.4 AI-kennislaag

De kennisbank-content vormt de primaire grounding voor de AI-assistent. Het platform indexeert de content voor RAG (Retrieval Augmented Generation), zodat de chatbot en AI-inzichten altijd gebaseerd zijn op gevalideerde, federatie-specifieke kennis.

Mockup: Kennisbank met overzicht per kwaliteitsrubriek en geïntegreerde AI-chat

9 AI-Assistent & Chatbot

De AI-component is een Must en doorkruist het volledige platform. Ze manifesteert zich op drie manieren: contextuele inzichten, de chatbot, en AI-gestuurde aanbevelingen.

9.1 Contextuele AI-inzichten

Op relevante plekken in het platform verschijnen AI-gegenereerde inzichten, herkenbaar aan een visueel "Inzicht"-blok. Deze inzichten zijn altijd:

• Gebaseerd op beschikbare data (clubdata, benchmarks, audit-resultaten)
• Gegrond op kennisbank-content (RAG)
• Contextueel relevant voor de pagina waarop ze verschijnen

Inzichtlocaties

9.2 Chatbot Must

De chatbot is beschikbaar als zijpaneel op elke pagina. Gebruikers stellen vragen in natuurlijke taal en krijgen antwoorden gebaseerd op:

Data-grounding per context

• Kennisbank-content: Artikels, best practices, richtlijnen (via RAG)
• Clubdata: Eigen statistieken, audit-scores, bevragingsresultaten
• Benchmarks: Vergelijkingsdata binnen de federatie

Functionaliteit

9.3 Governance & Monitoring

9.4 Compliance

Mockup: Dashboard met AI-chatpaneel, inzichten en quickstart-acties

10 Dashboards & Rapportering

10.1 Club-dashboard Must

Het club-dashboard is de startpagina voor clubgebruikers. Het biedt een overzicht van:

• Nieuws van de federatie
• AI-chatpaneel

Mockup: Club-dashboard met kerncijfers, quickstart, nieuws en AI-chat

10.2 Federatie-dashboard Must

Het federatie-dashboard biedt een geaggregeerd overzicht over alle aangesloten clubs:

• Totaal aantal clubs, leden, trainers
• Verdeling kwaliteitslabels over clubs
• Audit-voortgang: hoeveel clubs zijn begonnen, afgerond, gevalideerd
• Bevragingsstatistieken: responsgraden, trends
• AI-inzichten op federatieniveau
• Signalering: clubs met dalende trends, verlopen labels, gemiste deadlines

10.3 Organisatie-dashboard Should

Een dashboard op het niveau van de overkoepelende organisatie, met aggregatie over federaties heen. Biedt een cross-federatief overzicht voor de koepel.

10.4 Rapportering

11 Niet-Functionele Vereisten

11.1 Beveiliging & Privacy

11.2 Meertaligheid

11.3 Performantie & Schaalbaarheid

11.4 Gebruiksvriendelijkheid

11.5 Ontwikkelprincipes

12 MoSCoW Prioriteitenmatrix

Onderstaande matrix toont de volledige MoSCoW-classificatie per functionaliteit. Wijzigingen ten opzichte van de originele MoSCoW zijn gemarkeerd.

12.1 Algemeen

12.2 Masterdata

12.3 Kernfuncties

13 UI/UX Patronen & Mockups

De mockups tonen het platform vanuit het perspectief van een clubgebruiker (Marc Verhaegen, Racing Swimming Club Mechelen, Zwemfed). Ze illustreren de beoogde gebruikerservaring en dienen als visuele referentie voor het ontwerp.

13.1 Navigatiestructuur

De mockups tonen een consistente navigatiestructuur:

13.2 Terugkerende UI-patronen

AI-inzichtblok

Een opvallend blok met gekleurde achtergrond dat AI-gegenereerde inzichten toont. Bevat een icoon, inzichttekst en optioneel een "Verdiep"-knop die doorlinkt naar de chatbot of een detail-overlay.

Benchmark-grafieken

Lijngrafieken met twee lijnen: clubdata (primair) en benchmark (secundair). Maandelijkse weergave per seizoen. Interactief: klikken opent een AI-verdieping.

Voortgangsindicator

Bij de audit: percentage-balk per rubriek met visuele indicator van de afwerkingsgraad.

Volledigheids-stimulans

Subtiele meldingen die clubs aanmoedigen ontbrekende data aan te vullen, met directe link naar het betreffende veld.

13.3 Alle mockups

1. Login scherm

2. Club-dashboard met kerncijfers, quickstart, nieuws en AI-chat

3. Mijn Club — Clubgegevens met contactinfo, bestuur en AI-inzicht

4. Mijn Club — Actieplan met open acties

5. Mijn Club — Actieplan (alternatieve weergave)

6. Mijn Club — Data & Statistieken met financiën, leden en benchmarks

7. Mijn Club — Data & Statistieken met interactie-opties (Bewerk data, Vraag aan AI)

8. AI-verdieping overlay bij ledengroei-grafiek

9. Bevragingen — Overzicht met sjablonen, actieve en afgelopen bevragingen

10. Bevragingen — Nieuwe bevraging aanmaken (Exit-sjabloon, instellingen)

11. Audit — Huidige audit met label, voortgang per rubriek en deadline

12. Audit — Historiek met vorige audits, benchmark-vergelijking en AI-inzichten

13. Audit — Self-assessment startpagina

14. Kennisbank met rubrieken-overzicht en geïntegreerde AI-chat

14 Solution-architectuur

Waar Hoofdstuk 2 — Architectuuroverzicht het functionele model beschrijft (multi-tenancy, seizoen, databronnen, integraties), zoomt dit hoofdstuk in op de technische solution-architectuur: hoe het platform concreet gebouwd, gehost en beheerd wordt. Het beschrijft een referentiearchitectuur op Microsoft Azure — multi-tenant, EU-gehost en opgebouwd uit open standaarden. De keuzes hieronder zijn een onderbouwde startpositie; de definitieve invulling wordt samen met de federaties verfijnd in Fase 0 (Discovery & setup).

14.1 Van prototype naar productie

De solution-architectuur is geen vrijblijvend tekentafelontwerp: ze is opgebouwd uit bewezen, open bouwstenen — Next.js + PostgreSQL — die we ook gebruiken voor het klikbare prototype dat we op de volgende kennismaking tonen. Dezelfde bouwstenen schalen één-op-één mee naar Azure — geen herbouw, geen vendor lock-in.

14.2 Gelaagde referentiearchitectuur

Het platform is opgebouwd in vier functionele lagen met een doorlopende laag voor governance & security. Verkeer stroomt van de gebruiker via de edge naar applicatie, AI en data:

14.2.1 Laag 1 — Edge & identiteit

14.2.2 Laag 2 — Applicatie & API

14.2.3 Laag 3 — AI-laag EU AI Act-bewust

14.2.4 Laag 4 — Data-laag EU · versleuteld

14.3 Externe integraties

Alle externe koppelingen lopen per federatie via API Management (laag 2), met een uniforme CSV/XLS-upload als fallback wanneer geen API beschikbaar is. Dit sluit aan op het integratiemodel uit Hoofdstuk 2.4.

14.4 Doorlopende governance & security

Een transversale laag waakt over alle vier de lagen heen. Beveiliging en observability zijn ingebouwd, niet achteraf toegevoegd.

14.5 Multi-tenancy & data-isolatie in de praktijk

De organisatiehiërarchie uit Hoofdstuk 2.1 (koepel → federatie → club) wordt technisch afgedwongen op applicatieniveau: elke databasequery draagt een verplicht tenant-filter, geïnjecteerd vanuit de geauthenticeerde sessie. Cross-federatie data is enkel toegankelijk met expliciete configuratie.

14.6 Omgevingen, CI/CD & Infrastructure-as-Code

Drie gescheiden omgevingen, volledig beschreven in code (Bicep) en uitgerold via geautomatiseerde pijplijnen. Container Apps maakt veilige releases mogelijk via revisies en geleidelijke uitrol.

14.7 Schaalbaarheid, beschikbaarheid & herstel

De architectuur vertaalt de niet-functionele vereisten uit Hoofdstuk 11.3 naar concrete mechanismen:

14.8 Compliance, dataresidentie & EU AI Act

14.9 Eigendom & overdraagbaarheid

De technische keuzes zijn bewust gericht op geen lock-in. Dit operationaliseert de eigendomsprincipes uit Hoofdstuk 2.5: